Управление переговорными комнатами, как это ни странно, может быть достаточно сложно организованным процессом. У меня есть опыт работы над таким решением для одного из крупнейших российских банков и надо сказать, что стандартное решение на календарях Exchange решало задачу процентов на 60-70. Остальное в итоге было сделано как разработка партнером.

Правда это все-таки скорее нетипичный случай. В 80% должно хватать стандартных возможностей Exchange и SharePoint.

Здесь один из возможных примеров реализации.