блог
   
Развитие Бизнеса > Развиваете бизнес? > Управление проектами :: Программное обеспечение

Матрица распределения ролей при управлении корпоративными проектами с использованием технологий Microsoft Office Project 2003

Гульнара Шараборова
Менеджер продукта Microsoft Project
Департамента систем управления проектами
ЛАНИТ

Компания Microsoft предлагает решение EPM 2003 (Enterprise Project Management) для организации совместной работы, сочетающее инструменты профессионального выпуска Microsoft Project Professional 2003 с мощью платформы Microsoft Project Server 2003. Совместная работа и обмен данными обеспечивается благодаря веб-интерфейсу Microsoft Project Web Access.

Решение EPM 2003 поможет на всех этапах процесса управления проектами. В данной статье процесс управления проектами включает следующие четыре этапа:

  • инициация;
  • планирование;
  • реализация (executing) и контроль;
  • завершение.
  • Согласно методике PMI, это пятиэтапный процесс (контроль и реализация - это два разных процесса. Прим. РБ/Ру). Независимо от того, сколько этапов насчитывает процесс работы над проектом порядок следования всегда один и тот же. На каждом этапе выполняются определенные задачи и достигаются определенные результаты.

    В современных условиях проекты неэффективно выполнять в одиночку.

    Семейство продуктов Microsoft Project 2003 позволяет учитывать интересы всех участников проекта. Гибкие средства управления проектами Microsoft Project 2003 позволяют назначить участников проекта на выполнение конкретных ролей с учетом потребностей предприятия. В данной статье рассматриваются следующие основные роли:

  • заказчик;
  • менеджер проекта;
  • члены проектной группы;
  • финансовый директор / экономист;
  • субподрядчик.
  • Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что решение EPM 2003 предоставляет все условия для групповой работы над проектом. В линейке продуктов Microsoft Project 2003 для каждого участника проекта предусмотрен продукт, который позволяет на любом этапе проекта быть в курсе самых последних изменений, новых вопросов, идей и проблем.

    В приведенной ниже таблице представлено распределение участников проекта по ролям. Кроме того, показано какие продукты семейства Microsoft Project 2003 используют участники проекта на различных этапах процесса управления проектами.

    Матрица распределения ролей

    Программные продукты семейства Microsoft Project 2003, используемые участниками проекта

     

    Основные роли участников проекта

    • Заказчик / Руководители высшего звена

    Известно, что причиной провала большинства проектов является несоответствие результатов ожиданиям заказчика. Web-интерфейс предоставляет заказчику возможность быть всегда в курсе всех проблем в режиме реального времени. Если, например, в силу наступления рисков, проект начнет выходить из-под контроля, то заказчик будет видеть, что группа делает все возможное для выхода из сложившейся ситуации. В атмосфере доверия и уважения к усилиям группы, заказчик может утвердить новые сроки, увеличить финансирование проекта и принять во внимание постоянно меняющиеся условия.

    • Менеджеры проектов

    Главная обязанность менеджера проекта – сделать все, что обещано заказчику в нужное время и уложившись в бюджет. Новые технологии Microsoft Project 2003 помогут раскрыть талант менеджера, как организатора и координатора работ проекта. Вместо того чтобы искоренять недостатки текущей системы директивными методами, менеджер может назначить Microsoft Project строгим контролером, ответственным за делегирование задач, отслеживание выполнения, регистрацию резолюций.

    • Члены проектной группы

    Если обобщенный план проекта опубликован на сервере и к нему обеспечен доступ для членов команды, то их можно вовлечь в процесс разработки плана проекта. При создании расписания «снизу-вверх» исполнители сами оценивают длительность своей работы, и это повышает ответственность за выполнение работ в запланированные сроки. Возможность для совместной работы, часто является решающим фактором успеха проекта.

    • Финансовый директор/экономист

    Менеджер проекта может назначить финансового директора (экономиста), который должен управлять затратами и наблюдать за финансовым «здоровьем» проектов, затратами, прибылью, движением денежных средств. Microsoft Project Professional 2003 позволяет проводить моделирование изменений различных параметров проекта, а также представление результатов сравнений моделей менеджеру проекта и заказчику на утверждение. От финансового директора требуется не только ясное представление о технологиях OLAP-анализа, но и умение выбрать из всех сведений доступных на MS Project Server, только действительно нужные.

    • Субподрядчик

    Управлять ожиданиями субподрядчиков так же важно, как и ожиданиями заказчика. Часто субподрядчики получают сразу весь список работ при подписании договора, а потом вспоминают о нем лишь за день до выполнения работ. Настоящий успех ожидает проект, когда субподрядчики своевременно информированы о предстоящих работах. Поэтому своевременная рассылка электронных сообщений, организация доступа субподрядчика к сведениям проекта его касающимся – эти меры значительно повысят шансы проекта на успех.

    Этапы процесса управления проектами

    • Инициация.

    Цель этого этапа – согласовать с заказчиком концепцию проекта. На этом этапе в числе участников проекта выступают только менеджер проекта и заказчик. Они формирую важнейшие ограничения проекта – сроки, ресурсы и предметную область проекта. Заказчик и менеджер проекта согласуют цели проекта. Это этап, на котором и заказчик, и менеджер проекта определяют, стоит ли вообще выполнять проект.
    Если на этом этапе удалось добиться консенсуса между заказчиком и исполнителями, можно переходить к следующему этапу.

    • Планирование.

    Результатом этого этапа является подробный план проекта и бюджет. На этой стадии все участники проекта включаются в работу над созданием плана проекта. Для того чтобы система Microsoft Project могла рассчитать и создать рабочий график, нужно представить сведения о задачах, которые членам команды проекта и субподрядчикам нужно выполнять, об оборудовании и материалах, используемых для выполнения задач, а также о планируемых затратах.

    На этом этапе каждый участник проекта должен сконцентрироваться на задачах, которые перечислены в таблице, чтобы успешно завершить процесс планирования и перейти к следующему этапу.

    • Реализация и контроль.

    Цель этого этапа – выполнение работ проекта в соответствии с утвержденным планом. На этой стадии все участники имеют доступ к данным проекта. Члены проектной группы и субподрядчики отчитываются о фактическом ходе выполнения задач. Менеджер проекта должен вовремя определить проблемы и узкие места, отслеживать баланс загрузки ресурсов и устранять бюрократические препятствия. Поскольку заказчик платит, конечно, он тоже имеет право следить за ходом выполнения проекта. Совместный доступ к данным проекта позволяет мобилизовать все способности участников проекта.

    Завершение этого этапа означает, что команда проекта и другие участники проекта согласны с тем, что реализованные работы отвечают целям и плану проекта и реализованы успешно.

    • Завершение.

    На этом этапе необходимо сделать тщательнейший анализ всех решений, действий и усилий, сделанных в ходе проекта. Если заказчик принял результаты работ у менеджера проекта, если все акты сдачи-приемки работ субподрядчиков подписаны, если команда проекта тесно сплотилась в процессе работы и готова к новым свершениям, то можно говорить о том, что проект успешный.

    Быть готовым к будущему можно только изучая прошлое. На этом этапе нужно не полениться и сделать качественный анализ достижений и недостатков проекта, довести информацию до заказчика, а также провести заключительное совещание по проекту и сдать документы в архив. Это позволит сотрудникам организации воспользоваться результатами в следующих проектах.

    Резюме

    Для успешной реализации проекта недостаточно знать новые технологии и продукты Microsoft. Консультантами Департамента систем управления проектами разработана 10-дневная интенсивная комплексная программа РМ270 «Менеджер проекта». Цель программы – предоставить полный объем знаний в области управления проектами за счет освоения методологии и инструментария управления проектами. Практические примеры, задания и деловые игры позволяют связать теоретические рекомендации преподавателя с задачами, которые приходится решать в повседневной жизни.

     
     

     

     

    К НАЧАЛУ

     

     

     
     

    Развитие Бизнеса / Ру 2.0

    Проект Блоги Контакты


    Старый сайт:
    Развитие Бизнеса / Ру 1.0


    Условия использования
    Приглашаем авторов
    Деловые новости
    Hi-Tech новости
    О проекте

    Архив
    FAQ
     
     
    Михаил Козлов
    Сергей Александров

    Реклама на сайте
    Нашли ошибку?
    Свяжитесь с нами



    с 17 января 2000
     

    ©1999-2000, Михаил Козлов