Saturday, July 30, 2016

Считаем стоимость владения (TCO) для систем Enterprise Content Management (ECM) на примере Alfresco

11/05/2010 Автор: mkozloff · View Comments · 4 892 views · Сохранить ·

В продолжение темы расчета TCO и ROI для систем управления контентом (Enterprise Content Management, ECM) посмотрим на примере Alfresco как может выглядеть адаптированная методика расчета стоимости владения и собственно показатели TCO.

Ключевые статьи затрат на информационные системы включают (подробнее можно посмотреть здесь)

Статьи TCO за период N лет

Внедрение

Год 1

Год 2

Год 3

Всего

1. CapEx
1.1. Серверы
1.2. Пользовательские устройства (ПК, смартфоны…)
1.3. Локальные вычислительные сети (ЛВС)
1.4. Инфраструктура для систем хранения данных (СХД)
1.5. Лицензирование серверного и клиентского ПО
2. OpEx
2.1. Внедрение
2.2. Площадь в ЦОД для размещения оборудования
2.3. Администрирование серверов
2.4. Стоимость ввода в эксплуатацию новых серверов
2.5. Электричество (питание и охлаждение), ИБП
2.6. Администрирование клиентских устройств
2.7. Поддержка от поставщиков
2.8. Обучение администраторов
2.9. Обучение пользователей

Рассмотрим их по порядку.

Серверы

Для расчета стоимости владения серверного оборудования необходимо определить в какой среде будет развернута ваша система (физической и/или виртуальной) о оценить потребность в количестве серверных ролей для соответствующего функционала системы. Для Alfresco выделяют сервер разработки, тестирования и эксплуатации, а также узлы кластеров. Для этого необходимо понимать требования архитектуры конкретной системы и выполнить расчет конфигурации необходимого оборудования (sizing). Для Alfresco действует эмпирическое правило: на 1 CPU (до 4-х ядер) могут работать около 100 не одновременных пользователей. Но в любом случае, в каждом проекте потребуется собственный расчет.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Требуемое количество физических серверов для серверных ролей почтовой системы, исходя из планируемой архитектуры, и их конфигурация с учетом нагрузки, масштабируемости, количества пользователей, сообщений и т.д. (sizing).

Пользовательские устройства

В зависимости от требований бизнеса пользователи могут хотеть получить доступ к своему контенту с офисных ПК и мобильных устройств, включая, мобильные ПК, телефоны и смартфоны. В зависимости от используемой системы выбор конечных устройств может быть сильно ограничен и/или может потребоваться их полное или частичное обновление.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Дополнительно приобретаемое клиентское оборудование для доступа к системе.

Сетевое оборудование (LAN/WAN)

В результате внедрения системы ECM может существенно возрасти сетевой трафик из-за необходимости передавать файлы документов, фото, видео и др. большого объема. Соответственно, может потребоваться полная или частичная модернизация сетевой инфраструктуры для поддержки работы новой системы, включая активное и пассивное сетевое оборудование, каналы связи, оптимизаторы трафика и т.д. Для оценки и расчета необходимых параметров сети необходимо отталкиваться от объемов данных, передаваемых в единицу времени.

В результате консолидации серверов общее количество необходимых для них сетевых портов и маршрутизаторов может быть уменьшено в прямой пропорции. Тем не менее, в некоторых случаях для меньшего количества серверов могут понадобится дополнительные порты и другое оборудование, что, как и в случае с необходимой пропускной способностью сети, определяется на стадии планирования и разработки архитектуры решения. Подробнее о показателях расчета пропускной способности сети и оценке общего быстродействия систем документооборота и ECM можно посмотреть здесь.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Сетевое оборудование: количество и стоимость сетевых портов, маршрутизаторов, концентраторов и т.д.
  • Может потребоваться полная или частичная модернизация сетевой инфраструктуры для поддержки работы новой системы.

Инфраструктура для систем хранения данных (СХД)

Системы ECM имеют дело с большими объемами хранимых данных и инфраструктура для хранения данных может вносить основной вклад в стоимость владения всей системой. Наличие выделенной системы хранения данных значительно повышает отказоустойчивость системы, но сопряжено также со значительно более высокой стоимость владения.

Выделенная (внешняя) СХД может существовать до начала проекта по внедрению или ее придется приобрести. Соответственно в каждом конкретном случае необходимо принять решение: действительно ли нам необходимо использовать дорогую СХД или можно обойтись более дешевыми вариантами (например, обычные внутренние диски)? Хорошая новость состоит в том, что при уменьшении количества физических серверов за счет виртуализации можно соответственно уменьшит количество HBA (host bus adapters) и дорогих контроллеров СХД. То есть если вы уже приняли решение о виртуализации своей серверной инфраструктуры, то возможно, что СХД для вашей почтовой системы достанется вам бесплатно с другого проекта J. Стоимость хранения 1 Гб может измениться незначительно при переходе от внутренних дисков к небольшой выделенной СХД, а может и возрасти при использовании дорогих и производительных моделей. Соответственно в проектах по внедрению новых ИТ систем возможны различные сценарии изменения совокупной стоимости хранения данных, как в сторону ее уменьшения, так и увеличения. Основные элементы прямых затрат для расчета TCO применительно к СХД включают:

  • Собственно сама система хранения данных (СХД)
  • Host Bus Adapters (HBA), через которые серверы подключаются к СХД
  • Контроллеры сети хранения данных, для Fiber Channel (FC), iSCSI и т.д.
  • Стоимость хранения данных, исходя из стоимости 1 Гб данных и общего объема хранения

Лицензирование серверного и клиентского программное обеспечения (ПО)

Для расчета стоимости владения ПО необходимо понимать модель его лицензирования и поддержки. Лицензии на ПО могут быть платными и бесплатными. Они могут продаваться (Microsoft Enterprise Agreement = CapEx) и могут передаваться в аренду (Microsoft Enterprise Agreement Subscription или SPLA = OpEx). В модели использования Открытого ПО (Alfresco) стоимость лицензии для него часто равна нулю, но обычно возникает стоимость ежегодной поддержки (OpEx). Некоторые поставщики в дополнение к платным лицензиям (CapEx или OpEx) могут требовать оплаты ежегодной поддержки (как, например, Documentum, = OpEx). Важно так же помнить, что при уменьшении количества физических серверов в результате использования технологий виртуализации может уменьшиться и количество необходимых вам лицензий на:

  • Операционные системы
  • Антивирусы
  • Системы резервного копирования
  • Системы управления физическими серверами

Экономия на лицензиях операционных систем Microsoft основывается на правилах лицензирования Microsoft:

Одну лицензию Windows Server 2008 Enterprise Edition можно использовать на одном физическом и 4-х виртуальных серверах. Одну лицензию Windows Server 2008 Data Center Edition можно использовать на одном физическом и в неограниченном количестве виртуальных серверов. Изменение количества лицензий для прочего ПО необходимо каждый раз оценивать индивидуально, исходя из особенностей серверной архитектуры ЦОД и правил лицензирования соответствующего ПО.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Количество и стоимость необходимых лицензий на серверное и клиентское ПО.
  • Количество и стоимость необходимых лицензий на серверное и, возможно, клиентское ПО для виртуализации.

Стоимость внедрения

Стоимость внедрения обычно относится к проекту, в результате которого вы получает работающую систему и относится к затратам начального периода владения системой. Однако, в зависимости от условий проекта какая-то часть стоимости внедрения может перейти и на следующие периоды, например, если системный интегратор оказывает расширенную поддержку системы в период ее эксплуатации.

Площадь в ЦОД для размещения оборудования

Серверное, сетевое, СХД и другое оборудование, необходимое для работы вашей системы обычно размещается в центре обработке данных (ЦОД) или серверной комнате предприятия. Для обеспечения отказоустойчивости системы и поддержки непрерывности бизнеса часто используются кластеры и резервные ЦОД, что приводит к увеличению затрат на оборудование и стоимость владения ЦОД. Использование технологий виртуализации приводит к уменьшению количества серверов в ЦОД. Снижается занимаемый ими объем в серверных стойках и как следствие требуется меньше: стоек, площади для их размещения, блоков бесперебойного питания, соединительных проводов, кондиционеров, электричества для питания и охлаждения. Уменьшение объема и площади ЦОД сильно зависит от характеристик конкретного оборудования и должно тщательно рассчитываться в каждом отдельном случае.

На примере проекта консолидации серверов в БТА Банке, экономия пространства в серверной комнате составила 8 раз. Ферма из 8 blade-серверов BL460c размещается в корзине размером 10U (используется корзина для лезвий с7000 на 16 Blade-серверов). 80 физических серверов HP DL360G5 заняли бы 80U, то есть в 3 раза больший объем. С учетом необходимости размещения большего количества проводов, мониторов, источников бесперебойного питания и т.д. экономия площади составит до 5 раз. В качестве косвенного эффекта от консолидации можно отметить возможность не покупать дополнительные электрические мощности ещё на протяжении нескольких лет. ЦОД становится компактнее и требует меньше энергетических ресурсов. Это важно, т.к. в ряде случаев получить новые мощности бывает очень дорого или просто невозможно.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Объем в серверных стойках
  • Количество серверных стоек
  • Площадь ЦОД

Администрирование серверов

Необходимо учитывать стоимость администраторов занятых обслуживанием серверного оборудования с учетом всех накладных расходов. Как правило даже большие почтовые системы требуют для администрирования 1-2 человека. Важно учитывать, что по данным IDC и по опыту выполненных проектов по виртуализации серверов производительность труда системных администраторов в виртуальной среде возрастает в среднем в три раза. Это означает, что один администратор, в среднем, становится способен обслуживать в три раза больше виртуальных серверов чем физических.

Важно помнить, что скорость разворачивания новых серверов, время резервного копирования, отказоустойчивость, удобство управления и перераспределения ресурсов, а также время восстановления после сбоев при использовании решения виртуализации гораздо эффективнее чем в физической среде. По данным БТА Банка преимущество по срокам восстановления работоспособности у используемых в банке технологий виртуализации от 10 до 100 раз (!!!) лучше, чем у обычных физических серверов.

С точки зрения уменьшения стоимости ввода в эксплуатацию новых серверов необходимо учесть следующее. Виртуальный сервер не нужно заказывать о продавцов оборудования и ждать его отгрузки и доставки, что стандартно занимает 2 и более месяцев. После этого физический сервер еще нужно распаковать, оттестировать, установить обновления ПО и установить на место эксплуатации, что по нормативам некоторых наших клиентов занимает еще 1-3 дня. Виртуальный сервер разворачивается из шаблона в худшем случае за пару часов. Даже если не учитывать время на приобретение физического оборудования, количество человеко-часов, необходимых на его чистую установку, может быть уменьшено до 10 раз.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Количество и стоимость администраторов занятых обслуживанием серверного оборудования с учетом всех накладных расходов.

Стоимость ввода в эксплуатацию новых серверов

Для системы ECM стоимость ввода в эксплуатацию нового серверного оборудования обычно не учитывается, т.к. система вряд ли будет требовать частого добавления новых серверных компонентов.

Обычно рассчитывается как функция рабочего времени администратора, исходя из стоимости человеко-часа и количества часов, требуемых для ввода в эксплуатацию нового сервера по внутренним нормативам ИТ подразделения предприятия. Важно помнить, что скорость инсталляции и запуска новых виртуальных серверов возрастает в 5-10 раз, без учета экономии времени, необходимого на приобретение физических серверов.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Время и расходы, связанные с необходимостью заказа, оплаты и получения нового физического сервера
  • Количество человеко-часов администраторов предприятия, необходимых для ввода в эксплуатацию одного нового физического и виртуального сервера

Электричество (питание и охлаждение)

Для системы ECM стоимость электричества может быть весьма существенной из-за больших объемов хранения на СХД.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Энергопотребление (серверы и СХД)
  • Охлаждение (серверы и СХД)
  • Источники бесперебойного питания

Администрирование клиентских устройств

Администрирование клиентских устройств и поддержка конечных пользователей, особенно для территориально распределенных организаций, может представлять одну из самых серьезных статей затрат в ИТ-бюджете. Для повышения точности расчета применительно к выделенной системе (в нашем случае ECM) имеет смысл оценивать инкрементальное увеличение нагрузки на администраторов в результате внедрения новой системы. Или оценивать процент времени, который они тратят на поддержку пользователей конкретной системы. Важно помнить, что переход на тонкие клиенты, веб клиенты и виртуальные десктопы (VDI) теоретически позволяет снизить нагрузку на администраторов ПК, но это не относится к пользователям телефонов и смартфонов. Кроме того, пока накоплено довольно мало практического опыта по оценке эффекта от внедрения VDI, хотя перспективы использования этой технологии выглядят весьма интересно с точки зрения потенциала по снижению затрат. Перенос всех или большей части клиентских устройств в виде виртуальных машин в ЦОД потребует в разы меньшего количества людей для администрирования, хотя и большего количества серверного и СХД оборудования. Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Количество и стоимость администраторов занятых обслуживанием клиентского оборудования с учетом всех накладных расходов.
  • Время, которое они тратят на обслуживание данной системы.

Поддержка от поставщиков

Как уже отмечалось выше, некоторые производители включают стоимость ежегодной поддержки отдельно от стомости лицензий, а в случае с Открытым ПО (например, Alfresco) речь идет исключительно о стоимости поддержки, т.к. лицензии передаются бесплатно.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Стоимость ежегодной поддержки из контракта с производителем (пример расчета для Alfresco см. в конце данной статьи)

Обучение

Обучение может понадобиться как для администраторов, так и для пользователей новой системы. Обычно расчитывается исходя из данных об официальных курсах с выдачей подтверждающих сертификатов. Для снижения стоимости обучения пользователей можно рекомендовать подход известный как «обучи тренера». Вначале обучается группа продвинутых пользователей, а они уже потом учат других пользователей.

Элементы прямых затрат для расчета TCO:

  • Стоимость обучения администраторов и конечных пользователей системы

Пример расчета совокупной стоимости владения ECM для Alfresco

Полный расчет сравнительной стоимости владения ECM на примере Alfresco, Documentum, OpenText, SharePoint подробно представлен в следующем документе компании Alfresco*. Следует обратить внимание, что существенная разница в показателях TCO для представленных систем обусловлена отсутствием стоимости у лицензий Alfresco (серверных и клиентских) и отсутствием стоимости поддержки для клиентских устройств т.к. стоимость поддержки Alfresco зависит только от числа процессоров, на которых развернуты серверы системы.

Total Cost of Ownership for Enterprise Content Management (Alfresco)
Discover how to cut through the complexity of the ECM technology stack, avoid proprietary lock-ins and significantly reduce costs by using Open Source ECM software

*) В расчетах представлены цены, действующие на территории США, без учета возможно применимых налогов. В других ситуациях цены и элементы затрат могут отличаться.

Приложение. Примеры расчета стоимости владения для некоторых ИС

Считаем стоимость владения (TCO) системой объединенных коммуникаций предприятия

Методика расчета снижения совокупной стоимости владения (TCO) серверной инфраструктурой при помощи технологий виртуализации VMware

Как считать возврат на инвестиции (ROI) в Enterprise Content Management (ECM)

Сравнение стоимости владения (TCO) 6 различных сценариев использования персональных компьютеров (ПК)

blog comments powered by Disqus
©1999-2010, Михаил Козлов · Работает на WordPress · Войти